Pengertian Surat Resmi, Jenis, Fungsi, Struktur, Ciri-ciri dan Cara Membuatnya

Pengertian Surat Resmi, Jenis, Fungsi, Struktur, Ciri-ciri dan Cara Membuatnya. Apakah surat resmi itu, bagaimana cirinya, jenis dan fungsinya, struktur bagian dan cara membuatnya? Saat ini media digital seperti email dan media pengiriman pesan lain sudah sering digunakan untuk saling berbagi informasi. Namun ada kalanya penggunaan surat manual menjadi hal penting yang lebih terlihat resmi dan penuh penghargaan jika dikirimkan. Jika sebelumnya kita telah membahas mengenai surat pribadi dan macam-macam surat lainnya, kali ini kita akan membahas mengenai surat resmi. Jadi, apa yang dimaksud dengan surat resmi?

Pengertian Surat Resmi

Surat resmi dapat kita artikan sebagai surat yang ditulis dengan tujuan dan keperluan formal atau resmi. Surat jenis ini ditulis oleh pihak-pihak tertentu mulai dari perorangan, organisasi, lembaga maupun instansi tertentu dengan tujuan saling menginformasikan satu sama lain secara formal dan resmi. Salah satu contoh surat resmi yang digunakan untuk keperluan pribadi yang bisa kita ambil adalah surat undangan pernikahan.

Tidak seperti surat pribadi yang memiliki format seenak hati, surat resmi memiliki kaidah-kaidah tertentu dalam penulisannya. Penggunaan bahasa baku, isi surat yang harus efektif sekaligus jelas, dan juga tujuan dibuatnya surat tersebut juga harus jelas dan sesuai. Sering kita temui bahwa surat resmi memang digunakan untuk keperluan pribadi, namun dalam pembuatannya, surat resmi menggunakan aturan-aturan tertentu dalam proses penulisannya.

Fungsi Surat Resmi

Dibuatnya surat resmi, memiliki tujuan yang berfungsi khusus dan tidak akan kita temukan pada jenis surat-surat lainnya. Sesuai dengan penjelasan mengenai pengertian surat resmi di atas, berikut adalah beberapa fungsi dibuatnya surat resmi:

Sarana Informasi

Surat resmi memiliki fungsi sebagai sarana informasi dan pemberitahuan dari satu pihak tertentu kepada pihak lain, dengan tujuan tertentu. Misalkan surat resmi yang berisi tentang gagasan maupun pemikiran, hasil rapat, dan lain sebagainya.

Bukti Tertulis

Fungsi surat resmi lainnya adalah sebagai bukti otentik atau tertulis. Surat yang memiliki fungsi ini dilengkapi dengan dokumen-dokumen tertentu yang isinya dapat dipertanggung jawabkan. Akurasi dan kepentingan isi dalam surat resmi harus sesuai dengan aturan dan kebutuhan.

Bukti Historis

Fungsi lain surat resmi yang sangat penting adalah sebagai bukti kronologis detail yang dapat saja diperlukan sewaktu-waktu di kemudian hari. Maka dari itu dokumentasi perlu dilakukan untuk menjaga agar riwayat surat resmi tetap terjaga.

Pedoman Kerja

Surat resmi dapat digunakan menjadi pedoman dalam melakukan sebuah kegiatan maupun aktivitas. Isi di dalam surat ini adalah mengenai langkah-langkah kerja dalam melaksanakan pekerjaan tertentu. Pedoman di dalamnya dapat dibaca dan diterapkan secara langsung maupun membutuhkan konfirmasi lebih lanjut dari pengirim surat.

Pengingat

Surat resmi yang dikirimkan kepada penerima dapat berfungsi sebagai alat pengingat. Baik penerima tunggal maupun beberapa orang sekaligus. Dapat juga digunakan sebagai data dikemudian hari bagi organisasi maupun lembaga tertentu. Tak jarang juga sebuah organisasi biasanya akan mendokumentasikan surat-surat tersebut.

BACA JUGA: PENGERTIAN TEKS EKSPOSISI, CIRI-CIRI, JENIS, TUJUAN, STRUKTUR DAN PENGGUNAAN

Ciri-ciri Surat Resmi

Ketika kita membuat maupun menerima sebuah surat, kita bisa langsung memahami apakah itu surat resmi atau bukan. Karakteristik surat resmi yang dapat dilihat dengan mudah adalah:

Bahasa Baku

Penggunaan bahasa baku untuk surat resmi mengacu pada standar Ejaan Yang Disempurnakan sesuai dengan kaidah berbahasa Indonesia. Sehingga semua kosa kata, frasa dan tata bahasa yang dipakai akan lebih rapi.

Singkat, Padat, Jelas

Penggunaan kalimat-kalimat efektif dapat menjadi salah satu faktor mudahnya surat resmi untuk cepat dimengerti isinya oleh para pembaca.

Bahasa Eksplisit

Penggunaan bahasa dalam surat resmi bukanlah bahasa yang implisit, melainkan eksplisit.

Kop Surat

Surat resmi selalu memberikan keterangan mengenai pihak yang membuat surat tersebut melalui kop surat yang berada di bagian awal surat.

Informasi Penting

Di dalam penulisan surat resmi, selalu ada bagian penting yang dicantumkan yaitu nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan dan lampiran-lampiran jika ada.

Stempel

Untuk melengkapi validitas isi dari sebuah surat resmi, terkadang ada tambahan stempel maupun cap khusus yang digunakan dalam kondisi dan kebutuhan tertentu.

Sistematis

Dalam pembuatannya, surat resmi dibuat dengan bentuk yang sistematis serta menganut aturan penulisan yang baku.

BACA JUGA: PENGERTIAN CERITA FIKSI, CIRI-CIRI, JENIS DAN UNSUR CERITA FIKSI

Jenis-jenis Surat Resmi

Jenis surat resmi ada beberapa macam sesuai dengan kebutuhan, fungsi dan tujuannya.

Surat Keputusan

Surat Keputusan adalah surat resmi yang memiliki fungsi dan tujuan sebagai penyampai keputusan dari atasan maupun orang penting mengenai hal-hal yang selama ini belum jelas.

Surat keputusan biasanya berhubungan dengan instansi atau lembaga. Sebagai contoh seperti surat keputusan yang digunakan untuk mengangkat pegawai.

Surat Permohonan

Surat Permohonan adalah surat resmi yang memiliki fungsi sebagai penyampai permohonan dari satu pihak kepada pihak lain. Kita bisa mengambil contoh adalah surat permohonan perceraian, surat permohonan pengambilan dana, dan lain sebagainya.

Surat Perintah

Surat Perintah adalah surat resmi yang memiliki fungsi sebagai penyampai perintah dari satu pihak kepada pihak lain yang bersangkutan. Isi surat ini umumnya adalah intruksi dari atasan kepada bawahan.

Contoh surat resmi perintah adalah surat perintah perjalanan dinas, surat perintah penambahan jam kerja, dan lain sebagainya.

Surat Kuasa

Surat Kuasa adalah surat resmi yang memiliki fungsi sebagai pemberi informasi mengenai penyerahan kuasa wewenang suatu pihak kepada pihak lain.

Contoh surat resmi kuasa adalah surat untuk pembayaran pajak, surat kuasa pengambilan barang, dan lain sebagainya.

Surat Panggilan

Surat Panggilan juga biasa dikenal sebagai surat undangan. Fungsinya adalah sebagai media pemanggil atau pengundang suatu pihak kepada pihak lain untuk keperluan tertentu.

Sebagai contoh surat panggilan adalah: surat panggilan kerja, surat undangan pernikahan, dan lain sebagainya.

Surat Edaran

Surat Edaran dibuat sebagai pemberitahuan dari satu pihak atau kelompok tertentu kepada masyarakat luas dengan tujuan tertentu. Keperluan yang biasa memerlukan pembuatan surat edaran adalah kegiatan umum.

Contoh surat edaran yang biasa ditemui adalah: edaran pengumuman libur sekolah, edaran pengumuman jalan santai, dan lain sebagainya.

BACA JUGA: PENGERTIAN FRASA, CIRI-CIRI, JENIS, KATEGORI DAN KELAS FRASA

Struktur di Dalam Surat Resmi

Dalam surat resmi, ada bagian-bagian yang membedakan dari surat jenis lainnya. Beberapa bagian yang harus ada dalam surat resmi adalah sebagai berikut:

1. Kepala Surat

Di dalam bagian ini, harus tercantum logo, nama penerbit, alamat, nomor telepon/fax, email dan informasi kontak detail dari instansi atau lembaga yang menerbitkan.

2. Nomor Surat

Ketika sebuah instansi ataupun lembaga mengirimkan surat resmi, harus dicantumkan nomor surat dibagian awal surat. Dengan begitu, pembaca maupun pihak instansi akan mudah mengenali dan mengetahui jumlah surat yang telah dikeluarkan dalam satu bulan atau satu periode tertentu.

3. Tanggal Surat

Dengan adanya tanggal surat, pembaca maupun pihak penerbit surat resmi akan mengetahui dengan mudah kapan surat tersebut dibuat.

4. Lampiran (Hal)

Tidak semua surat resmi menambahkan lampiran. Namun jika menambahkan lampiran, penerbit harus mencantumkan apa saja yang dilampirkan.

5. Alamat Tujuan

Bukan hanya surat resmi, bahkan surat biasa juga harus mencantumkan alamat tujuan. Dapat ditulis singkat maupun lengkap. Karena pada sampul atau amplop juga akan dicantumkan lengkap pula.

6. Salam Pembuka

7. Isi Surat

Isi surat merupakan bagian utama dari surat. Letakkan semua informasi yang ingin disampaikan pada bagian ini.

8. Salam Penutup

9. Tanda Tangan Pengirim

10. Tembusan

Bagian ini tidak wajib, karena hanya diperlukan jika surat tersebut perlu diketahui pula oleh pihak lain.