Pengertian Surat, Jenis, Tujuan dan Syarat Surat yang Baik

Pengertian Surat, Jenis, Tujuan dan Syarat Surat yang Baik. Apa yang dimaksud dengan surat, bagaimana syarat membuat surat yang baik, tujuan dan jenis macam ragam surat. Dalam berkomunikasi, manusia memakai berbagai media mulai dari digital dan manual. Salah satu media dalam bertukar informasi adalah surat.

Pengertian Surat

Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis yang berfungsi sebagai penyampai informasi, pernyataan, atau pesan dari satu pihak kepada pihak lain. Isi dari surat mencantumkan keperluan kegiatan dengan bentuk-bentuk tertentu. Informasi yang disampaikan oleh pengirim surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, perintah, permintaan, atau laporan tertentu mengenai sebuah kegiatan maupun kejadian. Kegiatan saling bertukar informasi tersebut yang terjadi di antara pihak-pihak terkait tersebut, dinamakan kegiatan surat-menyurat atau korespondensi. Kita juga dapat menyimpulkan bahwa, surat-menyurat merupakan salah satu kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam komunikasi tertulis.

Tujuan Penulisan Surat

Sebuah aktivitas dan kegiatan yang dilakukan oleh manusia selalu memiliki sebuah tujuan untuk kepentingan pribadi maupun bersama. Hal yang sama juga ada pada penulisan surat. Kegiatan tulis menulis surat antar pihak-pihak yang terlibat memiliki tujuan sebagai berikut:

1. Menyampaikan informasi dari pihak pengirim kepada pihak penerima
2. Menyampaikan maksud dan tujuan sesuai dengan kondisi dan keperluan penulis
3. Mempercepat cara berkomunikasi antar individu maupun bersama
4. Menghemat biaya dan tenaga

Fungsi Surat

Dalam kehidupan sehari-hari, pada saat ini kita memang sudah memiliki berbagai peralatan canggih untuk saling bertukar informasi. Namun adanya pertukaran informasi melalui media surat secara tidak langsung dapat menjadi simbol tertentu sebagai penghargaan suatu pihak kepada pihak lain. Pengiriman surat yang bersifat rahasia juga dapat terjamin keamanan isinya. Fungsi surat juga dapat diketahui sebagai berikut:

1. Media berkomunikasi
2. Penghubung secara tertulis dan memiliki fisik
3. Sebagai bukti tertulis yang memiliki kekuatan hukum
4. Sebagai alat pengingat, contohnya arsip
5. Sebagai bukti histori yang dapat digunakan sebagai bahan riset
6. Bahan dokumentasi
7. Mewakili seseorang maupun instansi
8. Jaminan keamanan dalam melakukan sebuah kegiatan

Jenis-jenis surat

Ada beberapa jenis surat yang dikategorikan menurut berbagai bentuk dan ciri-cirinya. Berikut adalah jenis-jenis surat yang umum ditemui:

Jenis Surat Berdasar pada Sifat Surat

Berikut ini adalah jenis surat berdasarkan sifatnya.

Surat Pribadi

Surat jenis ini bersifat kekeluargaan. Isinya mengenai permasalahan dan informasi internal. Surat pribadi dapat digunakan untuk saling mengabarkan maupun memberitahukan sesuatu. Baik dari individu kepada individu, individu kepada instansi, maupun sebaliknya. Surat pribadi juga dibedakan menjadi dua. Yang pertama adalah surat pribadi yang resmi (bersifat setengah resmi), dimana surat pribadi jenis ini atas nama pribadi dan dikirimkan ke instansi-instansi resmi lain, seperti contohnya: surat lamaran pekerjaan, surat izin dan lain sebagainya. Yang kedua adalah surat pribadi yang tidak resmi, yaitu surat pribadi yang bersifat santai dan kekeluargaan, contohnya: surat kepada orang tua, saudara, teman, dan lain sebagainya.

Surat Dinas Pribadi

Surat jenis ini juga termasuk surat yang setengah resmi. Yaitu surat-surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada instansi, organisasi maupun perusahaan tertentu.

Surat Dinas

Surat jenis ini, juga dapat disebut sebagai surat resmi. Biasanya dibuat dan diterbitkan oleh instansi-instansi tertentu yang dikirimkan kepada para karyawan maupun para relasinya, atau bahkan pihak-pihak umum lain yang terlibat.

Surat Niaga

Adalah surat yang di dalamnya memuat informasi mengenai perdagangan yang diterbitkan oleh sebuah perusahaan kepada para pelanggannya.

Jenis Surat Berdasarkan Tata Aliran

Berdasarkan tata alirannya, surat dapat dibedakan menjadi dua yaitu Surat Masuk dan Surat Keluar.

Surat Masuk

Surat Masuk adalah surat yang diterima oleh sebuah organisasi ataupun instansi yang berasal dari perorangan maupun instansi lain.

Surat Keluar

Surat Keluar adalah surat yang diterbitkan atau dibuat oleh sebuah instansi dan dikirimkan kepada pihak lain, baik itu perseorangan maupun kelompok.

Jenis Surat Berdasarkan Kerahasiaan Isi

Sedangkan berdasarkan kerahasiaan isinya, surat dikelompokkan menjadi tiga, yakni: Surat Sangat Rahasia, Surat Rahasia, dan Surat Konfidensial.

Surat Sangat Rahasia

Surat Sangat Rahasia adalah surat yang tujuan dibuatnya digunakan untuk surat yang berhubungan dengan keamanan instansi atau bahkan negara. Isinya berupa dokumen-dokumen penting yang rahasia. Surat jenis ini tidak boleh jatuh ke tangan yang tidak berhak untuk membacanya. Karena dikhawatirkan akan membahayakan instansi yang berkaitan.

Surat Rahasia

Surat Rahasia adalah surat yang memiliki dokumen dan berisi pesan rahasia di dalamnya. Sama seperti jenis surat sebelumnya, surat rahasia juga tidak boleh jatuh ke tangan pihak yang tidak berhak, karena dikhawatirkan akan memberikan kerugian bagi pihak-pihak lain yang terkait.

Surat Konfidensial

Surat Konfidensial adalah surat yang juga termasuk kedalam surat rahasia. Namun biasanya memiliki keamanan tersendiri dibandingkan surat jenis lain. Isinya juga tidak boleh diketahui oleh pihak yang tidak bersangkutan, karena jika jatuh kepada orang yang salah akan dapat mencemarkan nama baik pihak yang dituliskan. Contohnya adalah surat laporan mengenai daftar karyawan yang menggelapkan dana perusahaan.

BACA JUGA: PENGERTIAN TEKS EKSPOSISI, CIRI-CIRI, JENIS, TUJUAN, STRUKTUR DAN PENGGUNAAN

Jenis Surat Berdasarkan Proses Penyelesaiannya

Berdasarkan proses penyelesaiannya, surat dapat dibedakan mejadi tiga kelompok, yaitu: Surat Kilat, Surat Segera, dan Surat Biasa.

Surat Kilat

Surat Kilat dapat juga disebut sebagai surat yang memerlukan pengiriman segera. Surat ini harus ditangani secepat mungkin karena surat ini memerlukan tanggapan segera dari penerima maupun pihak terkait. Bisa berisi mengenai informasi darurat yang memerlukan penanganan segera.

Surat Segera

Surat Segera adalah surat yang juga harus ditindak lanjuti secara segera namun tidak terlalu terburu-buru seperti surat kilat. Surat ini juga memerlukan pengiriman cepat sehingga mendapatkan tanggapan balik yang juga cepat dari pihak seberang.

Surat Biasa

Surat Biasa adalah surat yang tidak memerlukan kecepatan untuk ditindak lanjuti, karena pengirim juga tidak memerlukan tanggapan yang cepat pula dari pihak penerima.

Jenis Surat Berdasarkan Cara Pengiriman

Ada banyak sekali cara yang digunakan untuk berkirim pesan atau surat. Mulai dari yang digital maupun manual. Contohnya adalah sebagai berikut:

Surat Pos

Surat Pos adalah surat yang dikirimkan melalui jasa ekspedisi pos atau jasa pengiriman sejenis lainnya.

Telegram

Telegram adalah surat yang dikirimkan dari jarak jauh melalui pesawat telegram. Sudah jarang sekali ditemui di masa kini.

Faksimile (Faximile)

Faksimile (Faximile) adalah surat yang dikirimkan dengan menggunakan mesin faksimile (faximile). Faksimile atau biasa dikenal dengan faks/fax, berasal dari bahasa latin ‘fac simile‘ (make similar), yang artinya adalah membuat salinan yang sama dengan aslinya.

Email

Email adalah jenis surat yang paling umum kita temui di zaman sekarang. Dikirimkan melalui internet dengan berbagai platform.

BACA JUGA: PENGERTIAN CERITA FIKSI, CIRI-CIRI, JENIS DAN UNSUR DALAM CERITA FIKSI

Syarat Surat Yang Baik

Penulisan surat yang baik akan membuat penerima atau pembaca juga dapat dengan mudah memahami isi dan maksud surat tersebut. Berikut adalah syarat-syarat penyusunan surat yang baik:

1. Disusun sesuai teknik penyusunan surat yang benar

Penyusunan dalam tata letak bagian-bagian surat yang tepat akan sangat memudahkan penerima dalam membaca. Dapat menerapkan aturan atau pedoman yang telah ditentukan.

2. Penjelasan yang valid, jelas, bersih, dan rapi

Hal ini dilakukan agar penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ambigu. Serta dapat memudahkan pengirim untuk segera memperoleh jawaban secara cepat mengenai apa yang dikehendakinya.

3. Penggunaan Bahasa Baku

Surat resmi memerlukan bahasa yang baku agar penerima merasa dihormati dan isi surat menjadi lebih mudah dipahami. Namun untuk surat pribadi yang tidak resmi, penulis atau pengirim dapat menggunakan bahasa yang bebas dan akrab.

4. Pemakaian kertas yang sesuai

Ada banyak kertas dengan berbagai ukuran yang dapat kita gunakan untuk berkirim surat. Mulai dari kertas HVS hingga kartu pos. Tergantung kepada seperti apa surat yang ingin kita kirimkan. Apakah resmi atau pribadi.